טרלו הוא כלי מדהים לניהול פרויקטים ושיתוף פעולה בין משתמשים בארגון. בעזרת הכלי ניתן לתכנן את כל הפרויקטים של הארגון בפלטפורמה אחת. המערכת הופכת את החיים לקלים יותר כאשר מספר אנשים עובדים על אותו הפרויקט, במיוחד כאשר הם מפוזרים במיקומים פיזיים שונים.
בחברת אופק טכנולוגיות אנחנו משתמשים במערכת לניהול פרויקטים פנימיים בתשתית הענן הציבורי וגם עבור ניהול פרויקטים של הגירת לקוחות לשירותי הענן שלנו.
המערכת מורכבת משלוש שכבות – לוחות, רשימות וכרטיסים. הפרויקטים מאורגנים בתוך לוחות שמכילים רשימות. ברשימות ניתן לבנות כרטיסים שונים עם משימות שונות בפרויקט. המשתמשים יכולים לגרור את המשימות בין הרשימות השונות לפי הסטטוס שלהם (בבדיקה, מתבצע, בוצע). אפשר לייצר כמה לוחות שרוצים ולשמור אותם בענן של trello.
לוחות - אנו משתמשים לוחות עבור קטגוריות שונות של פעולות ברמה גבוהה. לכל אחד מהלוחות האלה מוגדרים אנשי צוות שונים שיכולים לעבוד על המשימות בלוח
רשימות – רשימה היא דרך לחלק לוח לקטגוריות שונות. בדרך כלל רשימה מייצגת שלב של התקדמות (לעשות, בתהליך, סיים).
כרטיסים - הכרטיסים הם ההערות שלנו, אנחנו בדרך כלל משתמשים בהם כדי לייצג משימה בודדת. עם זאת, הם יכולים לכלול גם הערות ותמונות ואפילו רשימות, וניתן לקבל את המשימה כקבוצה הכוללת יש משימות בודדות הכלולות בתוך הכרטיס.
אישית אני אוהב את הכרטיסים פשוטים ככל האפשר ומעדיף כותרת תיאורית וספציפית שמקיף את כל המשימה. הכותרת היא החלק הגלוי ביותר של הכרטיס שצריכה לתת מושג ברור על הכרטיס.
לעתים קרובות, אם הכותרת של כרטיס אינה ברורה, חברי צוות שונים ייצרו שתיים או שלוש גרסאות שונות של אותו כרטיס או משימה ויעבדו עליהן בנפרד.
כאשר משתפים פעולה על כרטיס או להשאיר תגובה ניתן להשתמש ב- @mention עם עשרות כרטיסים נעים סביב הלוח, קשה לעקוב אחר הכול, ואתה לא יכול לצפות מחברי הצוות שלך להסתכל פנימה כל כרטיס בודד עבור עדכונים אם הם לא מוקצים להם. מכיוון שאתה צריך ללחוץ על כרטיס כדי לראות פרטים, כדאי להזכיר את האדם שאתה רוצה להעיף מבט על הכרטיס, זה תיצור הודעה עבור אותם במרכז השליטה שלהם הודעת דוא"ל.
המערכת מספקת מספר יכולות נוספות כגון – שיתוף קבצים בין חברי הצוות, הערות לכרטיסים, מעקב אחרי רשימת מטלות, הגדרת תוויות צבעוניות. ביצירת כרטיסים מומלץ להוסיף תאריך יעד, כאשר התאריך קרב הכרטיס יהפוך לצהוב, ואם הוא יעבור הוא יהפוך לאדום.
ניתן לתחבר למערכת ממחשב, טאבלט או בטלפון ולעדכון משימות מכל מקום ובכל זמן. ניתן לקבל התראות על עדכונים בלוח שאנחנו חברים בו באופן מידיי. המערכת לא תעבוד ללא חיבור לאינטרנט, ואם מדובר בפרויקט ענק עם צוותים מרובים המערכת כנראה לא תהיה מתאימה. אבל עבור ניהול של פרויקטים קטנים המערכת מעולה.