אופיס 365 לעסקים

שירותי אופיס 365 מאפשר לארגונים לעבוד עם אופיס ושירותי הדוא״ל של מיקרוסופט מכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר. השירות מאפשר לארגונים לקבל את שירותי הדוא״ל במודל של תשלום לפי משתמש שכולל גם את אפליקציות אופיס עם עדכונים חודשיים של התוכנות ושיפורי אבטחה.

 

היתרונות של הפתרון הוא שלא צריך יותר לרכוש שרת דוא״ל מקומי, עם מערכת הפעלה ותוכנת דוא״ל, שירותי אבטחה כגון אנטי-וירוס וסינון דוא״ל ופתרון גיבוי לשרת ולבצע תחזוקה שוטפת של המערכת המקומית. במקום זה, ניתן להפעיל את מערכת הדוא״ל בענן ומיקרוסופט מתחזקים ומעדכנים את מערכת הדוא״ל עבורנו.

 

היתרונות של שירות אופיס 365 לעסקים

 

עלויות - פתרון מקומי דורש השקעה חד פעמית משמעותית לעומת פתרון ענן שמתומחר על בסיס חודשי לפי כמות תיבות הדוא״ל בארגון.

 

אבטחה - רמת האבטחה של שירותי דוא״ל בענן גבוהים משמעותית מפתרון מקומי, בו ללקוח אין לרוב את התקציב הנדרש כדי לאבטח כראוי את המערכת. שירותי דוא״ל בענן כוללים אבטחה מתקדמת בגישה כולל אימות דו-שלבי. ספק הענן משקיע רבות באבטחת מערכת הדוא״ל על מנת לספק ללקוחותיו פתרון מאובטח.

 

זמינות - רמת הזמינות של פתרון דוא״ל בענן גבוהה משמעותית מפתרון מקומי. יישום מקומי כולל בדרך כלל שרת בודד שמהווה נקודת כשל במקרה של תקלת חומרה או תוכנה. כשלים נוספים כוללים השבתת חשמל או תקלת תקשורת בחדר השרתים המקומי. שירות דוא״ל בענן בנוי ברמת שרידות גבוהה יותר (חומרה ותוכנה) שמספק ללקוח זמינות גבוהה יותר ואופציה לעבוד מכל מקום ובכל זמן ללא תלות בחדר השרתים במשרד.

 

נפח אחסון - לכולנו יש נטייה זו לאחסן את כל הודעות הדוא"ל שלנו בתיבת הדואר הנכנס שלנו. לפעמים אנחנו מנסים לנקות את זה, אבל בסופו של דבר אנחנו שומרים כל הודעת דוא"ל ששלחנו או קיבלנו. בפתרון מקומי אנחנו מגבילים את נפח התיבה של המשתמשים על מנת לשמור על כמות מידע מצומצמת ולחסוך בעלויות. בשירותי הענן ניתן לקבל תיבות גדולות בנפח של 50 ג״ב ומעלה - יותר ממספיק עבור רוב המשתמשים. במידת הצורך ניתן לרכוש נפח נוסף בעלות נמוכה.

 

תמיכה - שירות דוא״ל מקומי בדרך כלל מתוחזק ע״י ספק שירות, שמחייב אותנו בשעות עבודה עבור התמיכה. שירות דוא״ל בענן כולל תמיכה מובנית של הספק ללא עלות נוספת.

 

ניהול רישוי - ניהול רישיונות תוכנה יכול להיות כאב ראש אמיתי עבור בעל עסק קטן. אחד העובדים שלך עשוי להשתמש בגרסה אחת, בעוד עובד אחר משתמש בשדרוג של אותה גרסה. התוצאה- בעיות תאימות. שירות דוא״ל בענן כולל את כל הרישיונות וניתן לפרוס את אותה הגרסה לחברה כולה. בעת שדרוג גרסה אצל הספק, כל העובדים  יקבלו את השדרוג בו-זמנית.

 

עבודה מכל מקום ובכל זמן - עבודה מרחוק בפתרון דוא״ל מקומי פירושה שאתה זקוק להגדיר רשת וירטואלית פרטית (VPN) כדי שתוכל לגשת לקבצים שלך מהמשרד.  בשירות דוא״ל בענן זה לא הכרחי. כל מה שצריך הוא חיבור לאינטרנט וניתן  להתחיל לעבוד.

 

סוגי רישוי במערכת

 

  • אופיס 365 BUSINESS – מדובר ברישוי אופיס בלבד, חבילה מלאה הכוללת עדכוני תוכנה ואופציה להתקנה בחמישה מכשירים עבור כל משתמש. חבילה זו רלוונטית עבור ארגונים שאין להם רישוי אופיס, מפעילים את שרת הדוא״ל באופן מקומי וזקוקים לרישוי אופיס בלבד.

  • EXCHANGE P1 – תיבת דוא״ל בנפח של 50GB כולל סינון דוא״ל – חבילה זו רלוונטית עבור ארגונים שזקוקים לתיבת דוא״ל בלבד ויש ברשותם כבר רישוי אופיס לתחנות. הרישוי מספק מענה לשרת דוא״ל בענן.

  • אופיס 365 BUSINESS PREMIUM – רישוי הכולל חבילת אופיס למשתמשים הניתנת להתקנה עד חמישה מחשבים למשתמש ומערכת דוא״ל בענן בנפח של 50GB. רישוי זה מספק מענה מלא לארגון.

 

שאלות נפוצות בנוגע לרישוי​ Office 365

  • באיזה שיטות תשלום אוכל להשתמש?  אפשר לשלם בכרטיס אשראי או הוראת קבע.

  • האם אוכל לבטל את המנוי בכל עת? - כן, המנוי הוא חודשי וניתן לבטל אותו בהתראה של חודש, אין התחייבות לשירות.

  • מה יקרה לנתונים שלי במקרה של ביטול המנוי - הנתונים הם שלך וניתן להוריד אותם מהמערכת לפני ביטול המנוי.

  • מה קורה אם יש לי כבר דומיין? - אפשר להעביר את הדומיין לניהול של שירות הדוא״ל של מיקרוסופט.

  • האם ניתן לשדרג את הרישוי? - כן אפשר לשדרג את הרישוי בכל עת ללא מגבלה.

  • האם ניתן לשלב סוגי רישוי באותו חשבון? כן, אפשר לשלב סוגי רישוי שונים במערכת ללא מגבלה.

  • האם נדרשת גישה לאינטרנט? - כן, על מנת לעבוד מול מערכת הדוא״ל נדרשת גישה לאינטרנט. ניתן לגשת לנתוני הדוא״ל ממחשביים ניידים שאינם מחוברים לרשת האינטרנט על ידי ביצוע סנכרון של הנתונים למחשב.

  • בכמה משתמשים המערכת תומכת? - תוכניות Office 365 Business מתאימות לחברות שיש בהן משתמש אחד עד 300 משתמשים, תוכניות Office 365 Enterprise מתאימות לארגונים שגודלם נע מעובד יחיד ל- 50,000 משתמשים ויותר.

הגירה לענן

 

לאחר שבחנו את היתרונות של שירות אופיס 365 לעסקים וסוגי הרישוי הקיימים, יש להתייחס לתהליך ההגירה לענן.

תהליך נכון מתחיל ממיפוי של הסביבה שכולל רשימת מלאי של חשבונות המשתמשים, כתובות הדוא״ל, תיבות דוא״ל משותפות וחדרי ישיבות, גרסאות של מערכות הפעלה, דפדפנים ויישומי אופיס - על מנת לוודא תאימות לאופיס 365. בנוסף, נדרש לברר את תצורת הפירוול, הגדרות ה-dns, קישור לאינטרנט והתממשקות של מערכות נוספות לסביבת הדוא״ל. נתונים אלה נדרשים כדי לוודא תאימות ולבצע את השינויים הנדרשים בעת המעבר לענן.

 

החלטות פריסה מרכזיות כוללת כיצד נייצר חשבונות חדשים במערכת, האם לבצע סנכרון מתשתית ad מקומית, כיצד לבצע אימות של משתמשים, האם לבצע הגירה של כלל המשתמשים והמידע וכיצד לבצע את ההגירה עצמה.

במידה ומדובר בהגירה של מספר קטן של תיבות, ניתן לבצע את הפרויקט במהלך סופ״ש, תוך כדי התממשקות מינימאלית למערכת הקיימת. במידה ומדובר בכמות גדולה של תיבות יש לייצר קשר בין המערכת הישנה לשירות החדש ולבצע הגירה הדרגתית של המשתמשים ותיבות הדוא״ל לשירות החדש.

 

לפני תחילת התהליך מומלץ לבצע הכנה של הרשת, ניקוי של חשבונות משתמשים ותיבות שאין בהן צורך (חבל לשלם על תיבות שלא בשימוש) ולבצע עדכון של גרסאות תוכנות לקוח (מערכות הפעלה/אופיס) במידה ונדרש.

תהליך היישום כולל הגדרה של סביבת ה-365 החדשה, אימות של דומיין הדוא״ל שלנו, סנכרון משתמשים לתשתית החדשה והגירה של תיבות הדוא״ל באופן הגדרתי לענן. חשוב מאוד לעדכן את המשתמשים על התהליך - מהם השינויים הצפויים וכיצד הם ישפיעו עליהם.

 

בסיום תהליך העברת התיבות יש לבצע הסרה מסודרת של מערכת הדוא״ל המקומית, לעדכן את רשומות ה-dns ולהעביר את זרימת הדוא״ל (דואר יוצא ונכנס) למערכת החדשה.

שירות הדוא״ל בענן כולל תיבת דוא”ל אישית לכל משתמש בנפחים מותאמים מראש, השירות כולל הגנה על שרת הדוא”ל מפני וירוסים וספאם עם מערכות הגנה מתקדמות , שירות גיבויים, שירות ארכיון מיילים Online(כתוספת אופציונלית) ועוד.

 

היתרונות הבולטים בשירות הדוא״ל בענן הוא שניתן לצרוך את השירות כשירות מתארח  מבלי שיידרש לרכוש חומרת שרת ייעודית, רישיונות תוכנה ורישיונות משתמשים (CAL). כמו כן השירות כולל גיבוי לנתוני שרת הדואר, ובנוסף חוסך את העלויות לרכישה וחידוש של מערכות אנטי ספאם ייעודיות.

גיבוי Office 365 מידע בשירות

רוב הלקוחות בטוחים שהמעבר לאופיס 365 יספק להם פתרון גיבוי מובנה ואוטומטי עבור שירותי הדוא״ל כפי שהיה לפני העברת שירותי הדוא״ל לענן. להפתעתם, הם מגלים שמידע שנמחק מהמערכת כגון פריטי דוא״ל, תיקיות ונספחים אינם זמינים יותר בשירות אופיס 365 לאחר 30 יום בחבילת הרישוי הבסיסית והפופולארית ביותר.

כיון שמערכת הדוא״ל הינה קריטית לתפעול השוטף של כל עסק, וכיון שנדרש באופן קבוע לגשת למידע היסטורי בתיבות הדוא״ל, גיבוי של הנתונים בסביבת אופיס 365 היא מהותית לארגון.

 

מה נדרש מפתרון גיבוי אופיס 365?

 

תשתית אחודה לגיבוי כלל המידע הארגוני - ישנן מספר מערכות לגיבוי אופיס 365, אך לרוב מדובר במערכות גיבוי ייעודיות עבור השירות, והן נפרדות ממערכת הגיבוי הארגונית הקיימת. כך מנהל המערכת נדרש לנהל מספר מערכות גיבוי נפרדות. מומלץ לשלב מערכת גיבוי מרכזת שמבצעת גיבוי לענן של כלל המידע הארגוני כולל אופיס 365.

 

קלות יישום הפתרון - נדרש לבדוק האם המערכת דורשת התקנה של סוכן על אחד מהשרתים בארגון, או האם היא מבצעת את הרישוי ישירות מענן אל ממשק הניהול הקיים של מערכת הגיבוי, מומלץ גם לבדוק האם ההתקנה היא קלה ופשוטה.

 

קלות שחזור נתונים - נדרש לבדוק האם הפתרון מאפשר שחזור נתונים בקלות לסביבת אופיס 365. האם ניתן לשחזור לאיזור שונה ולא לדרוס את החומר והאם ניתן לבצע חיפוש בגיבוי לפריטי דוא״ל.

 

תמיכה טכנית - האם במידה ויש לכם שאלות על הפתרון או אתם צריכים סיוע של התמיכה, האם הספק יהיה זמן עבורכם? האם הוא מחזיק צוות תמיכה בארץ, הכולל מהנדסים מוסמכים עם ניסיון בטכנולוגיות גיבוי שונות ובמערכות Office 365 שיכולים לסייע ביישום הפתרון בתמיכה טכנית לאחר מכן.

 

פתרון הגיבוי של אקרוניס לאופיס 365 משלים את סל פתרונות הגיבוי של החברה ומספק פתרון שלם לגיבוי של כלל המידע הארגוני לאתר הלקוח, ומספק העתק נוסף של המידע עבור גיבוי לענן. המערכת מאפשרת לתזמן את הגיבוי בתדירות גבוהה ובמידת הצורך לבצע שחזור של נתונים ממספר העתקי גיבוי של המידע.

ניתן לחפש את הפריטים בממשק הגיבוי לפי נושא, מקבל ושולח וטווח תאריכים. ניתן גם לבצע צפייה מוקדמת במידע מתוך ממשק הניהול של מערכת הגיבוי על מנת לוודא שאנחנו משחזרים את הפריטים הנכונים.

המערכת מאפשרת לבצע שחזור של תיבות דוא״ל במלואן, חזרה לתיבת הקיימת או לתיבה נפרדת בצד. בנוסף, ניתן לבצע שחזור של מיילים כולל צרופות, פגישות, משימות ואנשי קשר אל התיבה המקורית או לשלוח את הפריטים כמייל למשתמש.

 

אבטחת מידע בשירות

שירות הדוא״ל של מיקרוסופט הינו בעל אבטחה מוקשחת, שתוכנן על-פי מחזור חיי פיתוח האבטחה של Microsoft. הספק מרכז את שיטות העבודה המומלצות משני עשורים של בניית תוכנות ארגוניות וניהול שירותים מקוונים כדי לספק ללקוח פתרון משולב של תוכנה כשירות.

ברמת השירות, Office 365 משתמש בגישת ההגנה לעומק כדי לספק שכבות פיזיות, שכבות לוגיות ושכבות נתונים של תכונות אבטחה ושיטות עבודה מומלצות תפעוליות. בנוסף, Office 365 מספק לך בקרת משתמשים ומנהלי מערכת ברמה ארגונית כדי לחזק עוד יותר את אבטחת הסביבה.

האבטחה הפיזית של הסביבה מבוססת על ניטור במשך 24 של מרכזי הנתונים, אימות רב-גורמי בגישה למרכזים. רשתות מופרדות והפרדת תפקידים בין אנשי הצוות בעלי הגישה הפיזית למערכות. הכוננים ורכיבי החומרה הנמצאים כפגומים עוברים לתהליך של מגנוט והשמדה.

האבטחה הלוגית של הסביבה מבוססת על תהליכי קופסה נעולה לצורך הסלמה בפיקוח קפדני המגבילים באופן משמעותי גישה של אנשים לנתונים לך. השרתים המפעילים את התהליכים נמצאים ברשימה לבנה על מנת לצמצם את הסיכון של קוד זדוני. צוותים ייעודיים אצל הספק אחראיים לניהול איומים ומונעים מתן גישה זדונית למערכת. סריקות מתבצעות באופן אוטומטי ותקופתי על מנת לזהות ולמנוע חדירות לסביבה.

אבטחת הנתונים מבוססת על הצפנה אוטומטית של המידע, והצפנה בגישה לנתונים ממשתמשי המערכת לסביבת הדוא״ל. ניהול איומים, ניטור אבטחה ותקינות קבצים ונתונים מונעים או מזהים טיפול לא תקין במידע. אפשר להרחיב את הפתרון על מנת לספק אבטחה ואמינות ברמה מתקדמת מפני הודעות זבל ותוכנות זדוניות ולעזור לארגון להגן על המידע שלו והגישה למערכת הדוא״ל.

בקרת משתמשים כוללת אופציה להצפנה של הודעות הדוא״ל שמאפשרת למשתמשים לשלוח מיילים מוצפנים לכל גורם, לא משנה באיזה שירות דוא״ל הצד השני משתמש. ניתן לשלב תכונה למניעת אובדן נתונים על מנת לאפשר למנהל המערכת שליטה רבה על נתונים רגישים.

בקרה ניהולית מבוססת על אימות רב-גורמי בגישה למערכת הדוא״ל באמצעות גורם שני כגון טלפון. יכולות ניהול מכשירים ניידים וגישה שלהם למערכת הדוא״ל. ניהול של אפליקציות אופיס במכשירים ניידים. הגנה מפני וירוסים והודעות זבל בנוסף להגנה מתקדמת מפני איומים חיצוניים.

חברת אופק טכנולוגיות מסייעת ללקוחות באפיון וביצוע מעבר לסביבת אופיס 365. לחברה ניסיון רב בפרויקטים הכוללים מעבר של לקוחות לסביבת הדוא״ל של מיקרוסופט. אנחנו מציעים תהליך סדור ונטול סיכונים לביצוע המעבר ושירותי תמיכה לסביבת הדוא״ל לאחר המעבר. בנוסף, מומחי הרישוי של החברה יבנו עבורך את תוכנית הרישוי המתאימה ביותר לדרישות הטכנולוגיות והעסקיות של החברה.

תכונות חדשות באופיס 365 לעבודה נכונה יותר

אופיס 365 מגיע עם רשימה מלאה של כלים שיהפכו אותך ואת עמיתיך לפרודוקטיביים יותר! בגלל שאתה כבר משתמש ביישומי Office במשך שנים רבות, קל לדבוק באותם הרגלים ישנים. לדוגמה, יש לך כנראה שיש כל מיני קיצורי מקשים. לאחר שתתאים לממשק שהשתנה, תרצה להשתמש ביישום המועדף עליך באותה דרך מוכרת.

ובכן, ייתכן שאתה לא מכיר תכונות חדשות שיכולות לחולל מהפכה בדרך שבה אתה עובד! מיקרוסופט מעוניינת שהעסקים יגדילו את הפרודוקטיביות עם מוצריה, ועם המהדורה האחרונה של Office 2016, שיתוף הפעולה נדחף לרמה אחרת.

האם אתה מעריץ גדול של Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher או Outlook? האם אתה משתמש לעתים קרובות ב- Skype for Business ו- OneDrive או SharePoint? בדוק את התכונות החדשות.

 

1. שיתוף בזמן אמת (Word, Excel, PowerPoint) - שיתוף פעולה מקוון מאפשר לראות את השינויים של אחרים כפי שהם קורים עם שיתוף פעולה בזמן אמת ב- Word. שמור את הקובץ כדי OneDrive או SharePoint כדי שאחרים יוכלו לעבוד על זה איתך. ניתן לשתף אותו ישירות מתוך היישום, הודות לסרגל הצד המשולב.

2. שוחח בצ'אט עם עמיתים לעבודה ביישומי Office - האם שמעת על שילוב ב- Skype בתוך אפליקציות ב- Office 2016? השתמש בתכונה זו כדי לשוחח בצ'אט, לשתף מסכים ולנהל שיחות אודיו או וידאו עם עמיתיך. ואתה אפילו לא צריך לעזוב את היישום אתה עובד! גם כאשר אתה סוגר את היישום, תוכל להמשיך את השיחה באמצעות Skype בשולחן העבודה או בטלפון, ולהמשיך לדבר עם הצוות בזמן שהם מבצעים עריכה.

 

3. הוספת קישורים לקבצים מאוחסנים במקום לשלוח קבצים שלמים לעמיתים לעבודה - שכח מקבצים מצורפים לדוא"ל. שיתוף מסמך עבור עריכה משותפת הוא קל! העלה את הקובץ לאחסון ענן של Office 365. כתוב הודעת דוא"ל באמצעות Outlook (או Outlook Web App). במקום לצרף קובץ, הוסף את הקישור לקובץ בענן שלך. Outlook יעניק באופן אוטומטי הרשאת עריכה לאנשים שאתה שולח אליהם בדוא"ל. באפשרותך לשנות את ההרשאות בכל עת שתרצה.

 

4. הפיכת פריטי OneNote לאירועי יומן של Outlook - תוכל להגדיר הערות למשימות בתוך לוח השנה שלך ולהקצות אותם עם עמיתים עם תזכורות מועדים. שלח דקות של מפגש שנלקחו ב- OneNote בדוא"ל והוסף באופן אוטומטי פרטים (תאריך, מיקום, משתתפים, ...) עבור כל פגישה שאליה הם קשורים.

 

5. השתמש בעכבר כמו מצביע לייזר עבור מצגות PowerPoint טובות יותר - השתמש בקיצור מקשים פשוט (Ctrl + P) כדי להפוך את העכבר למצביע לייזר במהלך מצגות PowerPoint שלך. ניתן גם להשתמש בפקודות 'מצב המציג'. תכונה זו כבר חלק של PowerPoint במשך שנים, אבל היה משולב לאחרונה עבור התקני מסך מגע. אם תחזיק את האצבע או את העט על המכשיר, יופיע מצביע הלייזר המזויף של הלחצן האדום.

 

6. עריכה והמרה ל- PDF נעשה קל - סיימת לערוך את המסמך, הגיליון האלקטרוני, המצגת או הפרסום שלך? המרת אותו ל- PDF הוא עשה פשוט עם שמירה בשם PDF תכונה משולבת. אם ברצונך לערוך מסמך PDF, תוכל להמיר אותו למסמך Word ללא בעיות העיצוב שמגיעות עם העתקה והדבקה.

 

7. המשך קריאה של מסמכי Word - התכונה 'המשך קריאה' ב- Word מאפשרת לך לאסוף את המקום שבו הפסקת, גם במכשירים שונים! Word באופן אוטומטי סימניות את הדף האחרון שאתה קורא!

 

8. אחזור הגירסה הנכונה של מסמך - בקרת גרסה השתפרה עם שיתוף Office 2016 authoring. תוכל לראות אילו שינויים בוצעו, על ידי מי ומתי. ניתן גם לחזור לגרסה קודמת של הקובץ במידת הצורך.

 

9. השב באופן מקוון לדוא"ל מבלי לפתוח אותו - אפשר לחלונית הקריאה ב- Outlook להשיב לדוא"ל מבלי לפתוח אותה. חלונית הקריאה תאפשר לך להציג בתצוגה מקדימה את תוכן הדואר האלקטרוני, הקש על השב ושלח את התגובה שלך, באותו חלון Outlook הראשי. שלב את התכונה הזו עם תצוגת השיחות ותראה במבט אחד אם כבר ענית לדוא"ל. לא תצטרך לפתוח חלונות שונים עבור כל הודעה.

 

10. עבודה במצב לא מקוון והעלאה מאוחר יותר - אחסון OneDrive מסונכרן עם המכשיר שלך, כך שתוכל לבחור לעבוד במצב לא מקוון בקבצים. ברגע שתתחבר לאינטרנט, הגרסאות החדשות יועלו אוטומטית לאחסון שלך. הגרסה החדשה תישלח גם לכל מכשיר מחובר אחר.

 

11. עבודה בכל מקום מכל מכשיר - אתה מקבל את Office Web Apps עם המנוי שלך ל- Office 365, כך שתוכל לעבוד על קובצי הענן שלך מכל דפדפן אינטרנט מעודכן במחשב המחובר לאינטרנט. אין צורך להתקין את תוכנת Office במחשב. כמו כן, באפשרותך לקבל גישה ל- Office Mobile Apps כדי שתוכל להשתמש ב- Word, Excel, PowerPoint, Outlook ו- OneDrive ישירות מהטלפון החכם או הטאבלט שלך בזמן שאתה נמצא בתנועה! הורד אותם מחנות מכשירי Android או iOS.

 

12.השתמש ב- Office 365 Planner כדי לסייע בארגון העבודה של הצוות שלך - שירות ה- Office 365 Planner יעזור לך ועמיתיך לתכנן workflows ולארגן שיתוף פעולה. השתמש בכלי ניהול הפרויקט כדי ליצור תוכניות, לארגן ולהקצות משימות, לשתף קבצים, לקבוע תאריכי יעד ולספק עדכוני סטטוס. כל העבודה נעשית באמצעות הודעות דוא"ל ולוח מחוונים חזותי.

 

13. תיבת דואר נכנס נבונה שיכולה לבטל את העומס עצמו - תכונת העומס של Microsoft תשתמש בכללי תיבת הדואר שלך כדי לארגן את הדוא"ל באופן אוטומטי, כך שהודעות בעדיפות גבוהה יהיו מוצגות תחילה. דוא"ל אחר יועבר לתיקייה Clutter כדי שתוכל להציג אותו מאוחר יותר.

עדכוני שירות אופיס 365 - יולי 2018

עבודה בעידן המודרני מתבצעת באמצעות מכשירים הטרוגניים (טלפונים חכמים, טאבלטים, מחשבים, רמקולים חכמים, שעונים), ממשקי צ'אט ועבודה פתוחה. העבודה היא כבר לא במשרד בלבד, אלא איפה שהעובדים נמצאים. זה יכול להיות במשרד, בית קפה, חללי עבודה משותפים או המכונית שלך.

מיקרוסופט הודיעה לאחרונה על קומץ עדכונים חדשים שמאפשרים נגישות רבה יותר עבור המשתמשים. להלן פירוט של היכולות החדשות.

 

שירות teams

בשנת 2017 הציגה מיקרוסופט את Teams, מרכז שיתוף פעולה במקום העבודה, שמאפשר צ'אט, פגישות, שיתוף קבצים ואפליקציות בסביבת עבודה מרכזית. מעל 200,000 עסקים על פני 181 שווקים ב -40 שפות משתמשים במוצר. עכשיו, מיקרוסופט משיקה גרסה חופשית של Microsoft Teams, בתקווה להגביר את האימוץ של המוצר עוד יותר.

 

הגרסה החינמית זמינה כעת ברחבי העולם, ב -40 שפות שונות. לארגונים עד 300 משתמשים, וכוללת תכונות כגון צ'אט וחיפוש ללא הגבלה, שיחות אודיו ווידאו מובנות (יחידים וקבוצות), 10 ג'יגה-בייט של אחסון קבוצתי (ואחסון נוסף של 2 ג'יגה-בייט אישי, לאדם), גישה ליישומי Office Online, שילוב בלתי מוגבל של יישומים עסקיים ועוד. מיקרוסופט מציגה את הגרסה החינמית הזו כמין שרפרף דריכה לגירסה המלאה בתוך Microsoft 365. הגרסה המלאה כוללת את כל התכונות האלה בתוספת אירוח דוא"ל של Exchange, פגישות מתוזמנות, הקלטות פגישות, אחסון מוגבר, אבטחה ארגונית טובה יותר כמו MFA ו- SSO, ביקורת משופרת ודיווח, ללא הגבלת גודל הארגון.

זה צעד גדול עבור ארגונים קטנים שמאפשר להקטין את המכשול הכניסה ולהראות ארגונים יותר עד כמה teams יכול להיות שימושי. ניתן להירשם כאן לגרסה החופשית.

שיפור אירועים עם AI

מיקרוסופט גם הודיעה כי היא מקלה על המשתמשים ליצור אירועים בשידור חי לפי דרישה ב- Microsoft 365, באמצעות מצלמות אינטרנט, תוכן, שיתוף מסך ועוד. מיקרוסופט גם הודיעה כי היא מוסיפה שיפורים המופעלים באמצעות AI לאירועים ב- Microsoft 365. זה כולל ציר זמן של רמקול המשתמש בזיהוי פנים כדי לנווט לרמקולים ספציפיים בתוך האירוע, שאילתה של טקסט לדיבור ולטקסטים סגורים. כולנו נאלצנו לשבת במפגשים ארוכים, מתפתלים, שם היה קשה למצוא את החוט. נראה כי אלה יכולות שימושיות אשר יקלו על סינון אירועים לאחר מעשה כדי למצוא מידע רלוונטי. זהו שימוש גדול של AI ו מכונת למידה שכדאי לנסות בהקדם.

 

תצוגה מקדימה של Workplace ו- "תזכורות"

מיקרוסופט החלה גם בתצוגה מקדימה של פתרון Workplace Analytics החדש שלה. Workplace Analytics מנצל את תובנות שיתוף הפעולה של מיקרוסופט על מנת להפעיל מפגשים ביעילות רבה יותר, ומאפשר גם למשתמשים לקבוע לעצמם זמן "עבודה ממוקדת".

מיקרוסופט גם הודיעה כי היא מאפשרת ״תזכורות", תכונה שמשתמשת ב- MyAnalytics כדי לספק למשתמשים טיפים לשינוי הרגלים שונים. אלה עשויים לכלול המלצה כאשר אתה צריך להזמין זמן עבודה ממוקד, או להצביע כאשר אתה שולח מייל לעבודה לאחר שעות. אלה דרכים נהדרות וחדשניות להשתמש בנתונים כדי לשפר את הקשר בארגון. יש הרבה טכנולוגיה שנועדו להפוך אנשים פרודוקטיביים יותר במקום העבודה, אבל הרבה פחות אנרגיה מוקדש לקראת קיום יחסים בריאים ומאוזנים עם עבודה. תזכורות ממנפוץ את המגמה של שימוש בטכנולוגיה כדי להפוך את הטכנולוגיה לפחות פולשנית. תוכל למצוא מידע נוסף על Analytics ותזכורות כאן.

הכרזה על לוח whiteboard

מיקרוסופט גם הודיעה כי Whiteboard זמין כעת עבור Windows 10 (עם זמינות iOS ו תצוגה מקדימה באינטרנט בקרוב). לוח לבן הוא בדיוק מה שהוא נשמע - יישום לוח לבן דיגיטלי המאפשר לאנשים לשתף פעולה הן באופן אישי והן מרחוק, בזמן אמת, באמצעות מגע, עט ומקלדת. משתמשים יכולים לצייר, לרשום הערות, ליצור טבלאות ועוד. זה מושלם עבור עבודה יצירתית ונראה שזה יכול להפוך להיות כלי שיתוף נהדר שמתאים עבור סיעור מוחות.

הלוח שוחרר במקור עבור תצוגה מקדימה בדצמבר, ומיקרוסופט אומרת שלקוחותיה שיחקו תפקיד קריטי בהכוונת תכונות האפליקציה וחוויית המשתמש. תכונות שנוספו מאז התצוגה המקדימה כוללים את היכולת לרשום הערות טקסט, את היכולת להוסיף ולתפעל תמונות ואת זיהוי השולחן. בנוסף, האפליקציה עברה שיפורי נגישות ותאימות.

 

שיפורים אלה ישפרו את חווית המשתמש משירות אופיס 365, הגרסה החינמית של צוותים, בפרט, היא צעד חכם, ואני חושב שזה הולך לאפשר למיקרוסופט להגדיל את בסיס משתמשים שלה עוד יותר. זה גם טוב לראות את מיקרוסופט ממשיכה לשלב AI לתוך הצעותיה.